{"id":1687,"date":"2022-09-11T16:39:00","date_gmt":"2022-09-11T14:39:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.fotoandnet.de\/wp\/?p=1687"},"modified":"2022-09-14T13:41:48","modified_gmt":"2022-09-14T11:41:48","slug":"welches-dms-ist-das-richtige-fuer-mich","status":"publish","type":"post","link":"http:\/\/www.fotoandnet.de\/wp\/?p=1687","title":{"rendered":"Welches DMS ist das richtige f\u00fcr mich?"},"content":{"rendered":"\n

Ich muss zugeben, dass ich es mir leichter vorgestellt habe zu diesem Punkt zu kommen…<\/p>\n\n\n\n

Was meine ich damit? <\/p>\n\n\n\n

Nun, ich habe mir im Internet\/Youtube\/TikTok verschiedene Optionen f\u00fcr ein freeware Dokumenten Management System (DMS) angesehen und viele Vergleiche und Empfehlungen gesehen. Am Ende ist so, dass ich bei der Wahl im Hinterkopf behalte, dass ich mich f\u00fcr einen langen Zeitraum festlege. <\/p>\n\n\n\n

Das f\u00fchlt sich f\u00fcr mich so \u00e4hnlich an, wie das Festlegen auf ein Fotoentwicklungs-\/management-Programm. <\/p>\n\n\n\n

Lightroom, Darktables, Rawtherapee, Digikam und Shotwell sind alles super Programme f\u00fcr die Entwicklung und das Management von Fotos aus einem digitalen Fotoapparat. Doch mit welchen werde ich die n\u00e4chste Wochen, Monate, Jahre oder gar Jahrzehnte zufrieden sein??<\/p>\n\n\n\n

Genau diese Fragen wuseln mir ebenso bei meinem wunsch DMS durch den Kopf. <\/p>\n\n\n\n

Im Gegensatz zum Fototool habe ich hier leider keine Erfahrungen, um eine emotionale Entscheidung aus dem Bauch heraus treffen zu k\u00f6nnen. Also werde ich meine Bed\u00fcrfnisse so gut wie mir m\u00f6glich zu Papier\/Web zu bringen, um sie dann zum Klassifizieren und Bewerten der drei f\u00fcr mich augenscheinlich m\u00f6glichen Tools zu nutzen. Klar werde ich w\u00e4hrend des Formulierens und Testens dazu lernen und die Kriterien ggf. \u00fcberarbeiten m\u00fcssen. Ebenso ist es nat\u00fcrlich immer m\u00f6glich, dass ich schlicht und einfach die Anleitung nicht richtig lese oder mich zu bl\u00f6d anstelle, um ein Feature zu aktivieren. Wenn das so ist und es ggf. zu schwer verst\u00e4ndlich f\u00fcr mich ist oder eben halt zu komplex ist, da kann daraus eine negative Bewertung folgen, die f\u00fcr jemanden anderen Falsch ist. Ich freue mich \u00fcbrigens immer auf Kommentare und die damit verbundenen Hinweise, wie etwas besser geht. \ud83d\ude09<\/p>\n\n\n\n

Keep it human, keep it simple. \ud83d\ude00<\/em><\/strong><\/p>\n\n\n\n

Aber hey, war es nicht schon \u00f6fter so, das wir er das Cabrio geil fanden und dann am Ende doch in einem Kombi landeten? \ud83d\ude09 <\/p>\n\n\n\n

Okay, was sind meine Anforderungen an das Tool?<\/p>\n\n\n\n

Nun, wie gesagt alles durch meine Brille gesehen, also bezieht sich alles stark auf meinen Anwendungsfall. Jeder mag da bei der Betrachtung zu anderen Ergebnissen kommen und eine g\u00e4nzlich andere Entscheidung treffen.<\/p>\n\n\n\n

Ich hab in den letzten 30 Jahren bei verschiedensten IT-Dienstleistern und Herstellern gearbeitet und viel, wirklich viel Papier schwarz gemacht. Ich m\u00f6chte also in der Lage sein diesen alten und die neu hinzu kommenden Unterlagen mit Tags zu versehen. Eine virtuelle Ordner-\/Archivstruktur w\u00e4re wohl f\u00fcr eine Orientierung in den Unterlagen nicht schlecht. Ich h\u00e4tte gerne, dass alle Formate der Unterlagen unterst\u00fctzt werden oder zumindest die wesentlichen. Eine einfach und komplexe Stichwortsuche in den Unterlagen h\u00e4tte ich gerne ebenso. Vielleicht sogar etwas KI, welche nach Filterregeln automatische Taggings setzt. Eine automatische Erkennung der Firma\/Korrespondenten f\u00e4nde ich sehr sch\u00f6n, da ich mir eine gewissen Vorsortierung erhoffe.<\/p>\n\n\n\n

Ein Importverzeichnis, welches eigenst\u00e4ndig in zeitlichen Intervallen nach neuen Unterlagen durchsucht wird w\u00e4re ganz nett. Vielleicht ein Import aus den Anh\u00e4ngen meiner Emails k\u00f6nnte ein Gewinn sein. Da ich single User bin, interessiert mich eine Sharing der Unterlagen mit anderen Nutzern nicht. Toll w\u00e4re die M\u00f6glichkeit, das die Unterlagen von einem Scanner Importiert werden k\u00f6nnen und in dem Zuge auch gleich mittels einer OCR f\u00fcr die Stichwortsuche aufbereitet werden. Die Daten sollen m\u00f6glichst per Webinterface abgerufen werden k\u00f6nnen und dazu w\u00e4re eine Android\/iPhone-App auch ganz nett, f\u00fcr den Import\/Export\/Suche unterwegs.<\/p>\n\n\n\n

Je l\u00e4nger ich auf meinem Anwendungsfall herum Denke, um so l\u00e4nger wird das Pflichtenheft.. (ist ja wie im Business)<\/p>\n\n\n\n

Wie machen wir Berater das dann normalerweise? Wir wandeln so ein Pflichtenheft in ein Tabelle mit verschieden stark bewerteten Kriterien und einigen Pflichtfeldern um. Genau das werde ich dann mal bauen um die drei optionalen Protagonisten bewerten zu k\u00f6nnen. Denn an solche Felder lassen sich prima Bewertungskriterien, wie Punkte oder Prozente, h\u00e4ngen. Damit das ganze nicht in einer endlos langen und schwer zu \u00fcbersehenden Tabelle endet, werde ich die Kriterien aufsplitten.<\/p>\n\n\n\n

1. Unterst\u00fctze File-Formate<\/h2>\n\n\n\n

Wenn ich so in meine Ordner sehe, dann l\u00e4cheln mich da die \u00fcblichen verd\u00e4chtigen File-Formate an. Wie habe ich die \u00dcbersicht f\u00fcr mich erstellt, in einer Bash und dann mittels folgenden Befehls sortieren lassen. <\/p>\n\n\n\n

find . -type f -printf '%f\\n' | sed -r -n 's\/.+(\\..*)$\/\\1\/p' | sort | uniq -c<\/code><\/pre>\n\n\n\n
Einige Dateiformate haben f\u00fcr mich einen h\u00f6heren Stellenwert als andere (Support mit 50 Punkten bewertet). Bei einigen w\u00e4re es sch\u00f6n, wenn sie das DMS unterst\u00fctzen w\u00fcrde (Support mit 25 Punkten bewertet) und einige sind nur der Vollst\u00e4ndigkeit aufgef\u00fchrt (1 Punkt). Die maximal zu erzielende Punktzahl ist 759. <\/p>\n\n\n\n
Wie gesagt, es mag sich jeder bei der Suche nach dem f\u00fcr ihn sinnvollen DMS Gedanken um sein eigenes Datei-\u00d6kosystem machen und zu einer g\u00e4nzlich anderen Bewertung kommen. F\u00fcr mich sind da 11 File-Formate, welche am meistens nutze. F\u00fcr diese Dateitypen liegt Richtschnur mit dem Support bei 550 Punkten.  <\/p>\n\n\n\n
F\u00fcr den Dateitypentest habe ich 82 Dateien (386,5MiB) mit mindestens 2 unterschiedlichen Dateien pro Typ zusammen gesucht, um auch eine gewissen Streuung hinsichtlich Gr\u00f6\u00dfe und Komplexit\u00e4t abzubilden. <\/p>\n\n\n\n
\n<\/code><\/pre>\n\n\n\n
Extension<\/th>Fileformat<\/th>Punkte<\/th>Docspell<\/th>Paperless-NGX<\/th>Mayan-EDMS<\/th><\/tr><\/thead>
.txt \/ .log<\/td>ASCII Text File<\/td>50<\/td>50<\/td>50<\/td>50<\/td><\/tr>
.pdf<\/td>PDF File<\/td>50<\/td>50<\/td>50<\/td>50<\/td><\/tr>
.ppt<\/td>PowerPoint 97\u20132003<\/td>50<\/td>0<\/td>0 (50 optional Tika)<\/td>50<\/td><\/tr>
.pptx<\/td>PowerPoint 2007\u2013365<\/td>50<\/td>0<\/td>0 (50 optional Tika)<\/td>0<\/td><\/tr>
.potx<\/td>PowerPoint 2007\u2013365 Dokumentvorlage <\/td>1<\/td>0<\/td>0<\/td>1<\/td><\/tr>
.pps<\/td>PowerPoint 97\u20132003 AutoStart<\/td>1<\/td>0<\/td>0<\/td>1<\/td><\/tr>
.odp<\/td>ODF-Pr\u00e4sentation<\/td>25<\/td>0<\/td>0 (25 optional Tika)<\/td>25<\/td><\/tr>
.doc<\/td>Word 97\u20132003<\/td>50<\/td>0<\/td>0 (50 optional Tika)<\/td>50<\/td><\/tr>
.docx<\/td>Word 2007\u2013365<\/td>50<\/td>0<\/td>0 (50 optional Tika)<\/td>50<\/td><\/tr>
.dot<\/td>Word 97\u20132003 Dokumentvorlage <\/td>1<\/td>0<\/td>0<\/td>1<\/td><\/tr>
.dotx<\/td>Word 2007\u2013365 Dokumentvorlage<\/td>1<\/td>0<\/td>0<\/td>1<\/td><\/tr>
.odt<\/td>ODF-Textdokument<\/td>25<\/td>0<\/td>0 (25 optional Tika)<\/td>25<\/td><\/tr>
.xls<\/td>Excel 97\u20132003<\/td>50<\/td>0<\/td>0 (50 optional Tika)<\/td>50<\/td><\/tr>
.xlsx<\/td>Excel 2007\u2013365<\/td>50<\/td>0<\/td>0 (50 optional Tika)<\/td>50<\/td><\/tr>
.csv<\/td>Comma Separated Values<\/td>50<\/td>50<\/td>50<\/td>50<\/td><\/tr>
.ods<\/td>ODF-Tabellendokument<\/td>25<\/td>0<\/td>0<\/td>25<\/td><\/tr>
.vsd<\/td>Visio 2003-2010 Zeichnung<\/td>25<\/td>0<\/td>0<\/td>0<\/td><\/tr>
.vsdx<\/td>Visio Zeichnung<\/td>25<\/td>0<\/td>0<\/td>0<\/td><\/tr>
.vss<\/td>Visio 2003-2030 Schablone<\/td>1<\/td>0<\/td>0<\/td>0<\/td><\/tr>
.bmp<\/td>Windows BMP Bild<\/td>1<\/td>0<\/td>1<\/td>1<\/td><\/tr>
.jpg<\/td>JPEG Bild<\/td>50<\/td>50<\/td>50<\/td>50<\/td><\/tr>
.tiff<\/td>TIFF Bild<\/td>1<\/td>1<\/td>1<\/td>1<\/td><\/tr>
.png<\/td>PNG Bild<\/td>50<\/td>50<\/td>50<\/td>50<\/td><\/tr>
.gif<\/td>GIF Bild<\/td>1<\/td>0<\/td>1<\/td>1<\/td><\/tr>
.epub<\/td>Electronic Publication<\/td>25<\/td>0<\/td>0<\/td>0<\/td><\/tr>
.rtf<\/td>Rich Text Format<\/td>25<\/td>0<\/td>0<\/td>25<\/td><\/tr>
.mobi<\/td>Mobipocket eBook file<\/td>25<\/td>0<\/td>0<\/td>0<\/td><\/tr>
.html<\/td>Hypertext Markup Language File<\/td>1<\/td>1<\/td>0<\/td>0<\/td><\/tr>
<\/td>Punktesumme<\/td>max. 759<\/td>252<\/td>253 \/ (optional Tika 603)<\/td>607<\/td><\/tr><\/tbody><\/table>
Fileformat- Vergleichstabelle<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n
Kurzes Fazit: <\/strong><\/p>\n\n\n\n
Bei den File-Formaten hat ganz klar Mayan-EDMS mit Boardmitteln die Nase vorne, laut Dokumentation kann jedoch Paperless-NGX durch Einbindung der Tika Software wohl aufschlie\u00dfen. Abgeschlagen d\u00fcmpelt hier Docspell herum. F\u00fcr meinen Anwendungsfall ist das ein \u00fcber deutlicher Indikator f\u00fcr die Nutzung von Mayan-EDMS oder Paperless-NGX mit Tika Software, wenn sich in den n\u00e4chsten Testfeldern keine groben Schnitzer ergeben.<\/p>\n\n\n\n
2. Stichwortsuche<\/h2>\n\n\n\n
Okay alle drei DMS haben die Dateien mehr oder minder gut verdaut. Zum Vergleich der Stichwortsuche in den Dokumenten, werde ich mich auf die PDF Dateien beschr\u00e4nken, da hier alle DMS denn gleichen Zustand erreicht haben sollten. Dieser sollte also neben dem Ablegen der Dokumente jedes Dokument durch eine Texterkennung (OCR) gelaufen sein und die W\u00f6rter indiziert worden sein. <\/p>\n\n\n\n
Was mich interessiert ist dabei ob das DMS mit Boardmitteln, einmal die Suche nach einem einfachen Begriff\/Suchwort und wenn m\u00f6glich nach mehreren komplexen Suchwortkombinationen. Ich bewerte dabei die jede der m\u00f6glich Such-Optionen als essentiell (Support mit 50 Punkten bewertet), da ja ggf. alle Kombinationen zur Reduktion des Ergebnisses notwendig ist oder sein kann. <\/p>\n\n\n\n
Such-Operator<\/strong><\/th>Punkte<\/strong><\/th>Docspell<\/strong><\/th>Paperless-NGX<\/strong><\/th>Mayan-EDMS<\/strong><\/th><\/tr><\/thead>
simple<\/td>50<\/td>50<\/td>50<\/td>50<\/td><\/tr>
a & b (and)<\/td>50<\/td>0 (nur mit SOLR)<\/td>50<\/td>50<\/td><\/tr>
a | b (or)<\/td>50<\/td>0 (nur mit SOLR)<\/td>50<\/td>50<\/td><\/tr>
a & -b (and not)<\/td>50<\/td>0 (nur mit SOLR)<\/td>50<\/td>50<\/td><\/tr>
a & -b & -c (and not and not)<\/td>50<\/td>0 (nur mit SOLR)<\/td>50<\/td>50<\/td><\/tr>
a & b | c & d (and or and)<\/td>50<\/td>0 (nur mit SOLR)<\/td>50<\/td>50<\/td><\/tr>
Punktesumme<\/td>max. 300<\/td>50<\/td>300<\/td>300<\/td><\/tr><\/tbody><\/table>
Suchoperatoren-Vergleichstabelle<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n
Kurzes-Fazit: <\/strong><\/p>\n\n\n\n
Docspell selber bietet nur eine einfache Suche mit Boardmitteln, f\u00fcr eine komplexere Suche ist zwingend Apache SOLR notwendig, was nach meiner Meinung das Setup komplexer, fehleranf\u00e4lliger und wartungsintensiver gestaltet. Paperless-NGX nutzt f\u00fcr die Suche die Whoosh-Language und ist damit f\u00fcr alle denkbaren Suchanfragen meiner Meinung nach sehr gut aufgestellt. Bei Mayan wird vom genutzten Django-Framework das DjangoSearchBackend genutzt und wie Paperless-NGX ebenso sehr gut aufgestellt f\u00fcr einfache und komplexe Suchanfragen.<\/p>\n\n\n\n
3. Dokumentenart\/type<\/h2>\n\n\n\n
Mit dem Blick in die Arten von Dokumenten die sich bei mir so angesammelt haben h\u00e4tte ich dieses gerne als festes Kriterium beim Einchecken eines Dokumentes in das DMS. Was meine ich mit Dokumentenart? Ich verstehe unter Dokumentenart eine feste Klassifizierung nach Konzept, Dokumentation, Pr\u00e4sentation, Brief, Rechnung, Stundenzettel, Blaupause, Planung oder \u00e4hnlichem, um damit wiederum im sp\u00e4teren Suchproze\u00df die Summe der zu durchsuchenden Dokumente zu reduzieren. Klar lie\u00dfe sich das auch mit einem Taggig bewerkstelligen, doch ich denke eine feste Dokumentenart bringt eine bessere\/saubere Strukturierung in das DMS. Da mir dieses Wichtig erscheint, vergebe ich f\u00fcr diese DMS Funktion wiederum 50 Punkte bei bestehendem Support und weitere 50, wenn die Klassifizierung automatisch m\u00f6glich – mir also Zeit erspart.<\/p>\n\n\n\n
Dokumentenart<\/th>Punkte<\/strong><\/th>Docspell<\/strong><\/th>Paperless-NGX<\/strong><\/th>Mayan-EDMS<\/strong><\/th><\/tr><\/thead>
initial manuell zuweisbar<\/td>50<\/td>50 (\u00fcber Metadata Customfield)<\/td>50 (\u00fcber Document Types)<\/td>50 (\u00fcber DokumentenTypen<\/td><\/tr>
initial automatische Zuweisung m\u00f6glich<\/td>50<\/td>0 (ggf. externe NLP)<\/td>50 (\u00fcber Document Types –> Matching algorithm)<\/td>0 (ggf. \u00fcber Workflow)<\/td><\/tr>
manuelle \u00c4nderung sp\u00e4ter m\u00f6glich<\/td>50<\/td>50 (\u00fcber Metadata Customfield)<\/td>50 (\u00fcber Document Types)<\/td>50 (\u00fcber Type change)<\/td><\/tr>
automatische \u00c4nderung sp\u00e4ter m\u00f6glich<\/td>50<\/td>0<\/td>0<\/td>0<\/td><\/tr>
Punktesumme<\/td>max. 200<\/td>100<\/td>150<\/td>100<\/td><\/tr><\/tbody><\/table>
Dokumentenart-Vergleichstest<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n
Kurzes-Fazit: <\/strong><\/p>\n\n\n\n
Docspell kennt Dokumententype nicht, jedoch l\u00e4\u00dft sich \u00fcber das Customfield in den Metadaten etwas vergleichbares einrichten. <\/p>\n\n\n\n
Mayan-EDMS zeigt sich hier sehr aufger\u00e4umt. Die Document Types lassen sich manuell initial Zuweisen und sp\u00e4ter \u00e4ndern. Gegebenenfalls ist eine automatische Zuweisung per Workflow realisierbar, jedoch ist mir hier das Konzept der Workflows nicht verst\u00e4ndlich geworden.<\/p>\n\n\n\n
In dieser Disziplin gl\u00e4nzt Paperless-NGX. Einfach und intuitiv lassen sich in Paperless-NGX die Document Types initial manuell und automatisch Zuweisen, mit einem sehr gro\u00dfen Radius an Optionen. Eine manuelle \u00c4nderung des Document Types  ist in Paperless-NGX ebenso sp\u00e4ter manuell m\u00f6glich.<\/p>\n\n\n\n
4. Schr\u00e4nke\/Ordner\/Cabinets<\/h2>\n\n\n\n
Mein bisheriges Archivierungskonzept von Dokumenten basierte, wie sich leicht erahnen l\u00e4\u00dft, auf der Ordnerstruktur des Filesystems. Die Dokumente liegen dort also in einer mehr oder minder nach Kunden, Jahren und Projekten verschachtelten Struktur. Dieses Modell w\u00fcrde ich gerne ebenso im DMS abbilden k\u00f6nnen. Ob ich es sp\u00e4ter nutzen werde ist dabei f\u00fcr diesen Test erst einmal nebens\u00e4chlich, denn ich erhoffe mir nat\u00fcrlich von der Anwendung eines DMS, dass ich dieses starre Setup nicht mehr ben\u00f6tige. Ich h\u00e4tte gerne ein Verzeichnis pro Kunde (Support mit 50 Punkten bewertet) und darin gerne noch eine weitere Odernertiefe (Support mit 50 Punkten bewertet), wenn m\u00f6glich nat\u00fcrlich noch weitere 2-3 Tiefen (Support mit 25 Punkten bewertet).<\/p>\n\n\n\n
Ordnertiefe<\/th>Punkte<\/strong><\/th>Docspell<\/strong><\/th>Paperless-NGX<\/strong><\/th>Mayan-EDMS<\/strong><\/th><\/tr><\/thead>
Prim\u00e4r Ordner<\/td>50<\/td>50<\/td>0<\/td>50<\/td><\/tr>
Sekund\u00e4r Ordner<\/td>50<\/td>0<\/td>0<\/td>50<\/td><\/tr>
Multilevel Ordner<\/td>25<\/td>0<\/td>0<\/td>25<\/td><\/tr>
Punktesumme<\/td>max. 125<\/td>50<\/td>0<\/td>125<\/td><\/tr><\/tbody><\/table>
Schr\u00e4nke\/Ordner-Vergleichstest<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n
Kurzes-Fazit: <\/strong><\/p>\n\n\n\n
Paperless-NGX bietet keine Ordner\/Folder Struktur. Docspell beherrscht einen prim\u00e4ren Ordner, aber keine weitere Ordnertiefe. Mayan-EDMS spielt hier sein volles Potential aus, mit Multilevel-Ordner Struktur, sowie dem ein- und auschecken aus diesen Ordnern. Ein Dokument kann hier zus\u00e4tzlich auch in verschiedenen Ordnern gleichzeitig sein.<\/p>\n\n\n\n
5. Kunden\/Ansprechpartner<\/h2>\n\n\n\n
Ein Dokument wird ja f\u00fcr einen bestimmten Kunden im Auftrag angefertigt und da existiert dann ggf. auch ein Ansprechpartner f\u00fcr das entsprechende Projekt, diese beiden Felder h\u00e4tte ich gerne gerne Ebenso als Kriterien zur Einschr\u00e4nkung der Suche in dem Dokumentenzoo. (Support mit 50 Punkten bewertet)<\/p>\n\n\n\n
Kunde\/Ansprecpartner<\/th>Punkte<\/strong><\/th>Docspell<\/strong><\/th>Paperless-NGX<\/strong><\/th>Mayan-EDMS<\/strong><\/th><\/tr><\/thead>
Kundenzuweisung<\/td>50<\/td>50<\/td>0<\/td>0 (l\u00e4sst sich jedoch ggf. \u00fcber die Ordner abbilden)<\/td><\/tr>
Ansprechpartner<\/td>50<\/td>50<\/td>50<\/td>0 (l\u00e4sst sich jedoch ggf. \u00fcber die Ordner abbilden)<\/td><\/tr>
Punktesumme<\/td>max. 100<\/td>100<\/td>50<\/td>0<\/td><\/tr><\/tbody><\/table>
Kunde\/Ansprechpartner-Vergleichstest<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n
Kurzes-Fazit: <\/strong><\/p>\n\n\n\n
Hier hat Docspell die Nase vorne und bietet sowohl Kunden als auch Ansprechpartner an. Paperless-NGX ist die Zuweisung eines Korrespondenten m\u00f6glich, jedoch nicht einer Firma. Bei Mayan-EDMS ist dieses nicht vorgesehen, lie\u00dfe sich aber alternativ \u00fcber die Ordnerstruktur abbilden.<\/p>\n\n\n\n
 <\/p>\n\n\n\n
6. Tagging<\/h2>\n\n\n\n
Das Tagging sollte in keinem der DMS ein Problem darstellen, hier erwarte ich das multiple Taggings m\u00f6glich sind und auch in die Suche einbezogen werden k\u00f6nnen. (Support mit 50 Punkten bewertet)<\/p>\n\n\n\n
Tagging<\/th>Punkte<\/th>Docspell<\/strong><\/th>Paperless-NGX<\/strong><\/th>Mayan-EDMS<\/strong><\/th><\/tr><\/thead>
manuell einfaches Tagging<\/td>50<\/td>50<\/td>50<\/td>50<\/td><\/tr>
manuell multiple Taggings<\/td>50<\/td>50<\/td>50<\/td>50<\/td><\/tr>
automatisches Tagging<\/td>50<\/td>50 (auf Basis der bestehenden Taggings ist unter Collective-Settings ein zyklischer Tagging-Lauf definierbar) <\/td>50 (bei Dokumentenzugang -> Matching algorithm)<\/td>0<\/td><\/tr>
Punktesumme<\/td>max. 100<\/td>150<\/td>150<\/td>100<\/td><\/tr><\/tbody><\/table>
Tagging-Vergleichstest<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n
Kurzes-Fazit:<\/strong><\/p>\n\n\n\n
Hier spielt Paperless-NGX alle Tr\u00fcmpfe aus, eine intuitiver Umgang mit den Taggings, sowie eine automatische Zuweisung bei Dokumentenneuzugang mit Matching Algorithmus. Sehr ansprechend. Docspell bietet einen g\u00e4nzlich anderen Zugang zum automatischen Tagging, in dem es auf Basis von KI die bestehenden Taggings nimmt und diese als Filter in zyklischen Tagging-L\u00e4ufen auf andere Dokumente projiziert. Ich muss zugeben, dass dieses Konzept modern ist aber bei mir auf Skeptsis st\u00f6\u00dft. Mayan bietet am Ende nat\u00fcrlich ebenso Taggings, allerdings ist eine automatische Zuweisung nicht zu finden und die Taggings m\u00fcssen vor der Anwendung definiert werden. <\/strong><\/p>\n\n\n\n
7. Zyklischer Import aus einem Verzeichnis<\/h2>\n\n\n\n
Die Dokumente lassen sich nat\u00fcrlich immer \u00fcber die Weboberfl\u00e4che in die DMS laden, jedoch sind Scanner h\u00e4ufig so ausgelegt, dass sie ihren Content auf einen Share legen wollen. Von diesem Share aus sollte sinnvollerweise ein zyklischer Import von Dokumenten ist das DMS hinein m\u00f6glich sein. Dieser Support ist f\u00fcr mich su Fundamental, dass es hier 100 Punkte gibt.<\/p>\n\n\n\n
File Import<\/th>Punkte<\/th>Docspell<\/strong><\/th>Paperless-NGX<\/strong><\/th>Mayan-EDMS<\/strong><\/th><\/tr><\/thead>
zyklischer Import<\/td>100<\/td>100 (\u00fcber Docspell CLI (DSC))<\/td>100 (PAPERLESS_CONSUMPTION_DIR=path)<\/td>100 (Watch Folder)<\/td><\/tr>
Punktesumme<\/td>max. 100<\/td>100<\/td>100<\/td>100<\/td><\/tr><\/tbody><\/table>
Zyklischer Import-Vergleichstest<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n
Kurzes-Fazit:<\/strong><\/p>\n\n\n\n
Ein No-Brainer, das Ergebnis deckt sich mit meiner Erwartungshaltung.<\/p>\n\n\n\n
8. Zugriff aufs DMS<\/h2>\n\n\n\n
Entscheidend f\u00fcr die Nutzung des DMS ist nat\u00fcrlich die DMS Oberfl\u00e4che. Hier w\u00e4re eine App f\u00fcrs Mobil nat\u00fcrlich schon. Allerdings finde ich eine responsive Weboberfl\u00e4che eine App gleichwertig, wenn sie die n\u00f6tige „Flupptizit\u00e4t“ hat. Der Zugriff soll einfach, intuitiv und spa\u00df bereiten. Ich wei\u00df, dass diese Eigenschaften sehr von der pers\u00f6nlichen Wahrnehmung und Vorlieben abh\u00e4ngig sind.   (Support mit 50 Punkten bewertet)<\/p>\n\n\n\n
Zugriffsoptionen<\/th>Punkte<\/th>Docspell<\/strong><\/th>Paperless-NGX<\/strong><\/th>Mayan-EDMS<\/strong><\/th><\/tr><\/thead>
Mobile App<\/td>50<\/td>50<\/td>50<\/td>0<\/td><\/tr>
Responsivenes Weboberfl\u00e4che<\/td>50<\/td>50<\/td>50<\/td>50<\/td><\/tr>
Responsivenes Mobil<\/td>50<\/td>50<\/td>50<\/td>50<\/td><\/tr>
Responsivenes Pad<\/td>50<\/td>50<\/td>50<\/td>50<\/td><\/tr>
Punktesumme<\/td>max. 200<\/td>200<\/td>200<\/td>150<\/td><\/tr><\/tbody><\/table>
Zugriffs-Vergleichtest<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n
Kurzes-Fazit:<\/strong><\/p>\n\n\n\n
Ein No-Brainer die Weboberfl\u00e4chen reagieren im Jahre 2022 allesamt responsive auf die Aufl\u00f6sung und den Typ des WebClients , das Ergebnis deckt sich mit meiner Erwartungshaltung. Allerdings staune ich etwas das es beim Mayan-EDMS keine Mobile App gibt, hier haben die j\u00fcngeren Protagonisten die Nase vorn.<\/p>\n\n\n\n
9. Auswertung und Gesamtergebnis<\/h2>\n\n\n\n
Um es kurz zu machen, zu erst einmal die \u00dcbersicht der Protagonisten und ihre jeweiligen Punktst\u00e4nde in der \u00dcbersichtstabelle.<\/p>\n\n\n\n
Kategorie<\/th>Punkte<\/th>Docspell<\/th>Paperless-NGX<\/th>Mayan-EDMS<\/th><\/tr><\/thead>
Fileformat<\/td>max. 759<\/td>252<\/td>253 \/ (optional Tika 603)<\/td>607<\/td><\/tr>
Such-Operator<\/td>max. 300<\/td>50<\/td>300<\/td>300<\/td><\/tr>
Dokumentenart\/type<\/td>max. 200<\/td>100<\/td>150<\/td>100<\/td><\/tr>
Ordnertiefe<\/td>max. 125<\/td>50<\/td>0<\/td>125<\/td><\/tr>
Kunde\/Ansprechpartner<\/td>max. 100<\/td>100<\/td>50<\/td>0<\/td><\/tr>
Tagging<\/td>max. 100<\/td>150<\/td>150<\/td>100<\/td><\/tr>
Batch Import<\/td>max. 100<\/td>100<\/td>100<\/td>100<\/td><\/tr>
DMS Access<\/td>max. 200<\/td>200<\/td>200<\/td>150<\/td><\/tr>
Gesamtpunktzahl<\/strong><\/td>max. 1884<\/strong><\/td>1002<\/strong><\/td>1203<\/strong> \/ (optional Tika 1553)<\/strong><\/td>1482<\/strong><\/td><\/tr><\/tbody><\/table>
\u00dcbersichtstabelle<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n
Fazit:<\/p>\n\n\n\n
Docspell erscheint mir noch etwas Roh, also zur Zeit in einer nicht produktive nutzbaren Fassung. Mit einiger Entwicklungsreife wird es sicherlich zu einem sehr gut nutzbaren DMS heran wachsen.<\/p>\n\n\n\n
Paperless-NGX ist von der Handhabung her eigentlich das richtig f\u00fcr mich, allerdings stehen dem der Boardmittelumfang der Dateiformate entgegen. Mit Boardmitteln wird mein Bedarf nicht gedeckt. Ich werde wohl oder \u00fcbel noch ein Schleife mit Tika dran h\u00e4ngen.<\/p>\n\n\n\n
Mayan-EDMS ist vom Dateiumfang her ganz klar mein Favorit. Nur merkt man diesem DMS an, dass es eigentlich f\u00fcr eine wesentlich gr\u00f6\u00dfere Umgebung a’la Enterprise Company gedacht ist. An allen Ecken und Enden blinkt die Securitydenke eines CISOs durch.<\/p>\n\n\n\n
Sollte sich die Dateiformat-Stuation mit Tika bei Paperless-NGX signifikant verbessern werde ich eine Fu\u00dfnote nachreichen und berichten.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
Ich muss zugeben, dass ich es mir leichter vorgestellt habe zu diesem Punkt zu kommen… Was meine ich damit? Nun, ich habe mir im Internet\/Youtube\/TikTok verschiedene Optionen f\u00fcr ein freeware Dokumenten Management System (DMS)...<\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":1780,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[3],"tags":[87,93,94],"class_list":["post-1687","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-linux","tag-document-management-system","tag-dokumentmanagementsystem","tag-vergleich-von-dms"],"_links":{"self":[{"href":"http:\/\/www.fotoandnet.de\/wp\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts\/1687","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"http:\/\/www.fotoandnet.de\/wp\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"http:\/\/www.fotoandnet.de\/wp\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"http:\/\/www.fotoandnet.de\/wp\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/users\/2"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"http:\/\/www.fotoandnet.de\/wp\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fcomments&post=1687"}],"version-history":[{"count":85,"href":"http:\/\/www.fotoandnet.de\/wp\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts\/1687\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":1781,"href":"http:\/\/www.fotoandnet.de\/wp\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts\/1687\/revisions\/1781"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"http:\/\/www.fotoandnet.de\/wp\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/media\/1780"}],"wp:attachment":[{"href":"http:\/\/www.fotoandnet.de\/wp\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fmedia&parent=1687"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"http:\/\/www.fotoandnet.de\/wp\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fcategories&post=1687"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"http:\/\/www.fotoandnet.de\/wp\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Ftags&post=1687"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}